Hace unas semanas procesando una de mis bandejas de entrada, me encontré con una cosa tal como ésta: «Me pide Sonia que nos deshagamos del mueble librería del apartamento».

Tras procesar dicha cosa, acabó en la lista esta semana no, dado que reunía las condiciones propias para incubarlo durante al menos una semana. Al poco tiempo, el asunto volvió a aparecer en mi radar, por lo que decidí reevaluarlo. Al pensar sobre ello, decidí que no estaba de acuerdo con dicha petición y que lo que iba a hacer es comunicarlo, por lo que la siguiente acción fue «comentarle a Sonia que no veo necesario desmontar y deshacerse del mueble librería del apartamento hasta que tengamos información directa de la persona que lo vaya a ocupar de nuevo».

El resultado final ha sido que no hemos tenido que deshacernos del mueble librería, ya que a la persona que va a ocupar el apartamento le gusta y le parece útil. Todo este proceso de enfriamiento en dos fases (una al capturar y otra al incubar) que ha durado unas tres semanas ha dado su fruto, ya que he evitado hacer algo que en última instancia no ha hecho falta hacer.

No hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto. Peter Drucker

La entrada en escena del trabajo del conocimiento ha traído aparejada la circunstancia de la inevidencia del propio trabajo, en cuanto a qué es lo que hay que hacer y cuándo está hecho, en la mayoría de los casos. Como consecuencia de esta situación, acaba habiendo mucho más trabajo que tiempo para hacerlo. Esto implica que, por definición, en el trabajo del conocimiento, necesariamente han de quedarse cosas sin hacer. Nuestro valor como profesionales del conocimiento reside en pensar y decidir cuáles son las mejores opciones en cada momento, diciendo no a muchas que podrían esperar e incluso no llegar a hacerse, porque recuerda que efectividad significa «do the right things right», es decir, «hacer de forma correcta las cosas correctas».

Una de las claves de la efectividad personal es desarrollar el hábito de enfriar el pensamiento. En realidad se trata de un hábito que puede aplicarse en diversos momentos. Un posible momento es al recopilar o capturar en GTD® o registrar en OPTIMA3®. Otros posibles momentos son al procesar sin hacer o al incubar.

Desarrollar el hábito de enfriar cuando aparecen las cosas suele costar menos de forma general. Tan sólo hemos de romper el automatismo de ocuparnos de los asuntos tal y como vienen y aparcarlos de forma temporal en cualquier bandeja de entrada, para ocuparnos de ellos en una segunda fase de forma más racional. Por otro lado, el voluntarismo, que es la formación de ideas o la toma de decisiones basándose en lo que resulta deseable o agradable de imaginar, en lugar de basarse en las evidencias o la racionalidad, es precisamente la principal razón por la que resulta más complicado desarrollar el hábito de enfriar el pensamiento en una segunda fase.

Deja para la semana que viene todo lo que se pueda dejar hasta la semana que viene. José Miguel Bolívar

Combatir este comportamiento es tan sencillo como desarrollar el hábito de partir desde el NO cuando se responde a la pregunta requiere acción en GTD® o requiere acción inmediata en OPTIMA3®. Partiendo desde el NO, lo único que hemos de hacer es verificar que ese NO es real y no inventado. Al principio te costará. Verás cómo tratas de inventarte cualquier excusa para decir que sí. Ahora bien, cuando se interioriza este hábito tu efectividad personal acaba disparándose porque acabas centrándote de forma objetiva en lo que aporta valor en ese mismo momento, apartando el resto para más adelante. Una de las claves de la efectividad personal es mantener un volumen razonable de compromisos en relación con tu ancho de banda.

Actuar de forma impulsiva sobre la marcha y sin pensar es síntoma de descontrol. En el trabajo del conocimiento, este tipo de conductas podrían catalogarse de alto riesgo para tu efectividad, puesto que acabarás haciendo cosas que podrías no hacer. Como dirían Cruz y Raya, «si hay que hacerlo se hace, pero hacerlo pá ná, es tontería». Recuerda, si puedes no hacerlo, no lo hagas.