El concepto de proyecto en GTD suele generar mucho ruido, a pensar de que su signifcado es mucho más simple de lo que normalmente suele entenderse de forma habitual. La palabra proyecto suele llevarnos normalmente a pensar en algo complejo que requiere mucho trabajo y tiempo. Lo que habitualmente solemos entener por proyecto, en GTD se conoce como objetivo.

Cuando comencé a usar GTD pensaba en los proyectos tal y como decía antes, como algo pesado, algo laborioso. Sólo de pensar en la palabra planificación, se me disparaba el estrés. Los proyectos en los que solía estar metido, construcción de viviendas, edificios, etc, duraban como muy poco un par de años y su grado de complejidad, incertidumbre e interdependencia era muy elevado. Reconozco que me provocaba rechazo el hecho de tener que pensar en ellos durante cada revisión semanal. Aún hoy recuerdo las largas conversaciones que mantenía con José Miguel Bolívar en su blog, tratando de averiguar la diferencia entre lo que yo conocía y lo que conceptualizaba GTD.

Creo que fue la primera vez que tomé conciencia de la necesidad de desaprender algo que claramente no funcionaba, para poder interiorizar algo que con los años he podido verificar que sí funciona. Dejar de usar el gorro de Gandalf para poner los pies en la tierra y tratar los proyectos de forma simple, sencilla y sobre todo de forma realista.

Un proyecto en GTD es algo más simple de lo que suele entenderse. Se trata de cualquier resultado que requiera más de un paso para ser alcanzado. Desde este punto de vista, y como ejemplo, comprar cualquier cosa en internet ya es un proyecto, ya que como muy poco va a requerir el hacer la compra de lo que quieres desde la web, quedarte a la espera de que te lo envíen y después comprobar que todo está correcto, funciona, etc.

Como ves, varias acciones que se dan en distinto contexto y momento. Un buen método para saber si estás usando bien el concepto, es ver el número de elementos que tienes en tu lista de proyectos. Si usas GTD de forma correcta deberías tener perfectamente entre 50 ó 100 proyectos funcionando. Evidentemente son unas cifras meramente orientativas que van en función de la situación personal de cada usuario. A modo de referencia, puedo decirte que a día de hoy en mi sistema hay 79 proyectos, muchos de ellos con subproyectos dentro de su secuencia.

El hecho de que el concepto de proyecto sea tan simple, nos lleva a pensar en la necesidad de tener que hacer una planificación algo más espontánea. Planificar es algo que cuesta, dado que implica mucho trabajo, según lo que entendemos por planificar de forma habitual. En GTD planificar se reduce, en la mayoría de los casos, a definir de forma espontánea una breve secuencia de pasos de forma realista. Esto ocurre cuando el resultado que pretendes alcanzar es evidente, es decir, sabes dónde estás, a dónde quieres ir y cómo puedes llegar.

En estos casos, a la hora de procesar, con tan sólo unas breves operaciones mentales que suelen hacerse de forma natural, sueles identificar de forma correcta el resultado y llegar a la siguiente acción necesaria para que el proyecto comience a avanzar. Ahora bien, ¿qué ocurre con los proyectos que no son tan evidentes? En este caso sin duda, necesitarás definir su secuencia de forma más creativa, por lo que tendrás que recurrir a usar planificación natural.

Como comenta José Miguel Bolívar, en el trabajo del conocimiento el valor está en pensar y decidir. Cuando procesamos nuestras bandejas de entrada, al margen lógicamente de dejarlas vacías, lo que hacemos es definir cuál es nuestro trabajo, pero en ningún caso hacemos, ya que interrumpiría la fase de pensar y decidir. En lo que a proyectos se refiere, pensar y decidir implica, identificar y definir cuál es el resultado que tienes que alcanzar y cuál es la siguiente acción necesaria para que el proyecto comience a andar. Si la siguiente acción no es evidente, deberás desencadenar un proceso de planificación que según el caso, partirá desde la definición del propósito, o bien desde la generación de una lluvia de ideas para, al final, acabar en una secuencia y próximas acciones definidas de forma clara.

Planificar implica trabajar y cuando trabajas haces, por lo que si inicias una planificación mientras procesas tus bandejas de entrada, estarás interrumpiendo, tal y como decía antes, la fase de pensar y decidir. Esto ocurre también con la tan conocida norma de oro de la productividad, la regla de los dos minutos, que en mi opinión suele usarse de forma incorrecta, y genera más ruido que beneficio, dado que en el 99% de las ocasiones también interrumpe el proceso de definición del trabajo. En mi opinión es más un obstáculo que una ayuda.

Si usas bien GTD, planificar es trabajar y cuando trabajas haces, por lo que si te encuentras ante un proyecto no evidente que precise de planificación, deberás definir la siguiente acción a modo de desencadenante de dicho proceso. De esta forma conseguirás quitártelo de la cabeza temporalmente y a la vez no interrumpir el proceso de pensar y decidir, que tanto valor ofrece para tu productividad personal.