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Proyectos: Identificando los resultados

Según el Diccionario de la Real Academia Española, un resultado es el efecto y consecuencia de un hecho, operación o deliberación.

En definitiva es lo que conseguimos u obtenemos cuando hacemos algo. Cuando hablamos de productividad, el resultado es la consecuencia de una o varias acciones que hemos llevado a cabo en el tiempo. En GTD® , si para alcanzar un resultado necesitamos sólo dar un paso, diremos que nos encontramos ante un acción simple, pero si necesitamos dar más de uno, diremos que nos encontramos ante un proyecto. Pero esto, que aparentemente parece sencillo, suele inducir a error a mucha gente, sobre todo cuando se inician en la práctica de la metodología. Identificar un proyecto, es decir, un resultado que queramos alcanzar y que requiere más de un paso, resulta sencillo si se tienen en cuenta algunos aspectos.

Un proyecto no se hace, lo único que podemos hacer es llevar acabo acciones que nos acerquen al resultado. Por ejemplo, ¿Puedes realmente estar de vacaciones para descansar y desconectar? Realmente no. Podrás estar dando pasos concretos que te acerquen al resultado que pretendes, descansar y desconectar, como por ejemplo, buscar tres lugares paradisíacos donde ir, comprar los billetes de avión, hacer la maleta o montar a caballo. Cuando completes toda la secuencia de pasos, alcanzarás el resultado deseado.

Identificar un resultado de forma correcta, implica ganar perspectiva desde el inicio de la fase de proceso, y digo desde el inicio porque es precisamente esto lo que te ayuda a ganar claridad y mantener a raya el voluntarismo, como explica José Miguel Bolívar en su blog. Pero la transformación se produce justo después del compromiso.

Siguiendo el proceso de toma de decisiones muestras procesamos, si la respuesta a la pregunta, ¿requiere acción?, es un sí, el siguiente paso es preguntarse, ¿una o más de una? Si es más de una, nos encontramos claramente ante lo que en GTD® se denomina un proyecto. Pero, ¿cómo lo anotaremos en nuestra lista de proyectos? Pues identificando precisamente cuál es el resultado exacto que perseguimos, dando respuesta a alguna de las siguientes preguntas, ¿qué tiene que ocurrir para que demos por alcanzado el resultado? ¿Qué tiene que ocurrir para que podamos tacharlo como hecho?

Según el ejemplo que ponía antes, podría ser, he repuesto energía, mediante el descanso y la desconexión fuera de Madrid, o por ejemplo, estoy componiendo música con mi nuevo Macbook Pro. Los proyectos en GTD® han de denominarse conjugando el verbo de acción en participio o bien o en presente continuo, es decir manifestando el resultado como alcanzados o bien como si estuviésemos viviéndolos. Esto te ayuda a mantener la intención y el foco respecto a lo que persigues cada vez que los revisas.

Por suerte, la mayoría de proyectos con los que vamos a lidiar en nuestro día a día son de sencilla identificación, dado que serán resultados concretos y que requerirán pocos pasos, pero en ocasiones nos enfrentaremos a casos de mayor calado que requerirán de un ejercicio más profundo de planificación, e incluso podemos encontrarnos ante la duda de si estamos frente a un proyecto, un objetivo o una meta. Proyectos u objetivos van en la línea de lo que John Whitmore vincula al rendimiento. Los proyectos van normalmente asociados al corto plazo y los objetivos al largo plazo, de ahí la periodicidad de revisión que cada tipo de resultado requiere.

Otro aspecto que ha de tenerse en cuenta es que los resultados han de cumplir una serie de requisitos. Han de ser específicos, concretos y medibles, es decir, hemos de tener la certeza respecto a cómo sabemos que lo hemos alcanzado. Por otro lado han de ser realistas y alcanzables, por lo que han de depender totalmente de nosotros. Y por último han de estar descompuestos en pequeños pasos que puedan albergarse con sencillez. Esto es lo que en coaching denominamos resultados u **objetivos SMART

Recuerda, para identificar un proyecto en GTD® has de ganar perspectiva, preguntarte si lo que pretendes alcanzar requiere más de una acción e identificar qué es lo que tiene que ocurrir para dar el resultado como alcanzado. Una vez identificado el resultado, deberás anotarlo en tu lista de proyectos y tendrás que decidir cuál es la próxima acción para ponerte en movimiento y ubicar el recordatorio en el contenedor adecuado. ¿Habría algo más que podrías hacer para identificar de forma correcta un proyecto según GTD®?