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Proyectos: ¿Cuál es la siguiente acción?

Como dice David Allen, un proyecto no se hace; lo que realmente se hace son las distintas acciones relacionadas con él.

El simple hecho de colocar un recordatorio en la lista de proyectos, una vez determinado cuál es exactamente el resultado que pretendemos conseguir, no garantiza el movimiento, no garantiza el que nos pongamos en marcha de cara a alcanzar el resultado comprometido. ¿Cuál es la próxima acción? La respuesta a esta pregunta marca el inicio de nuestro camino hacia la consecución del resultado deseado.

El ser humano tiene una tendencia generalizada a posicionarse en los extremos. En el caso de la planificación de proyectos, o no planifica nada, o lo hace en exceso, acabando en última instancia en un comportamiento totalmente reactivo que no conduce de ninguna manera a la eficacia ni a la eficiencia. Estos comportamientos suelen partir de la creencia que hemos de trabajar siembre en proyectos y que hemos de planificarlos hasta el final. En GTD® no se trabaja por proyectos y sólo se planifica hasta donde se puede.

Uno de los principios fundamentales de la metodología es conseguir quitarnos las cosas de la cabeza para poder de esta forma centrar nuestra atención, enfocarnos para evitar lo que Daniel Goleman denomina la mente errante. ¿Has conseguido apartar de tu mente el proyecto de forma temporal simplemente determinando cuál es la próxima acción? Si la respuesta es sí, no necesitarás prácticamente hacer nada más, pero si la respuesta es no, es porque probablemente te encuentres ante lo que José Miguel Bolívar denomina un proyecto no evidente.

Por suerte, la gran mayoría de proyectos ante los que nos enfrentaremos en nuestro día a día serán evidentes, lo que implica que conoceremos cuál es la secuencia de pasos de forma natural y no precisaremos hacer prácticamente ningún tipo de planificación al margen del uso de la parte de atrás de un sobre, como comenta David Allen. Ahora bien, los proyectos no evidentes precisarán de una planificación en toda regla pero desde el punto de vista de GTD®, es decir, usando la metodología de planificación natural, por lo que lo más probable es que la próxima acción del proyecto una vez identificado sea planificar el proyecto, dado que necesitaremos de un espacio de tiempo para reflexionar sobre los distintos aspectos del mismo.

La planificación natural se basa en cómo usamos nuestra mente para planificar algo. En primer lugar determinamos cuál es el propósito que perseguimos, seguidamente comenzamos a visualizar el resultado, generamos una lluvia de ideas a partir de dicha visualización, organizamos los pasos y decidimos cuál o cuáles son las próximas acciones que podemos llevar a cabo. Si nuestro proyecto es de los no evidentes, tendemos que seguir todos y cada uno de estos pasos de la metodología, hecho que nos llevará indiscutiblemente a determinar que hemos de aplazar dicho trabajo hasta después de procesar, porque procesar no es planificar, simplemente y desde el punto de vista de los proyectos, implica hacer una identificación correcta del mismo y determinar cuál o cuáles son sus primeras próximas acciones.

Planificar sólo hasta el punto posible en la actualidad es realmente fantástico, pero ¿no se te han ocurrido posibles soluciones o ideas puntuales para poder resolver de manera distinta un problema o bien desarrollar un proyecto? Estoy convencido de que sí. Si usas GTD®, deberás capturar todas esas ideas creativas y al procesarlas, organizarlas dentro del proyecto para poder desencadenar en futuras revisiones del mismo, alternativas creativas para mantener vivo el movimiento.

Recuerda, si quieres que tus proyectos comiencen a caminar desde el primer momento, determina cuál es su próxima acción y organízala en la herramienta adecuada. Si el proyecto es evidente, es decir, conoces de forma sencilla cuál es la secuencia de pasos que has de dar, no necesitarás planificar al margen de una pequeña lista de pasos, ahora bien, si** el proyecto no es evidente, tendrás que hacer un ejercicio de planificación que implicará determinar una acción específica a modo de desencadente**. El simple hecho de determinar cuál es la próxima acción tendrá gran impacto en tu sensación de control y en el estrés.

Así es que ya sabes, determina cuál o cuáles son las próximas acciones de tus proyectos y ponlos a rodar.