Dice David Allen que desde un punto de vista intelectual, podría tener sentido comenzar a trabajar en primer lugar en dirección a definir nuestro propósito o  nuestras metas y objetivos, para luego centrarnos en los detalles necesarios para poder alcanzarlos.

Pero dadas las circunstancias que se dan en el trabajo del conocimiento, esto resulta insatisfactorio, dado que las personas permanecemos tan embebidas en nuestro día a día, tratando de sobrevivir a la gran cantidad de compromisos que tenemos, que nuestra capacidad de levantar la vista hacia el futuro queda totalmente anulada. De ahí que la propuesta que hace David Allen sea la contraria, es decir, centrarse primero en conseguir control sobre todo aquellos que nos rodea para en una segunda fase conseguir enfocarnos en nuestras prioridades a más largo plazo.

Sin duda alguna, la gran aportación que hace David Allen al mundo de la productividad personal, es la de alejarse de los viejos modelos basados en la gestión del tiempo para centrarse en la optimización de uno de los recursos más valiosos que disponemos las personas, la atención, siendo el punto de partida necesario hacia un nuevo modelo de autogestión que ha llevado a convertir GTD®, tras su rotundo éxito durante los últimos años por todo el mundo, en el nuevo estándar de productividad personal.

GTD® propone realizar una gestión vertical y horizontal de las acciones. Las gestión horizontal es aquella destinada a mantener la coherencia de todas las actividades que llevamos a cabo en el día a día para conseguir control. La gestión vertical es aquella encaminada a integrar el largo con el corto plazo. El planteamiento que hace David Allen de esta gestión vertical es un tanto forzado y difícil de comprender. De hecho la mayoría de personas que se acercan a esta metodología suele moverse tan sólo en el plano horizontal, resultándoles realmente complejo ascender a través de los distintos niveles verticales que plantea Allen de forma progresiva, ya que como comenta José Miguel Bolívar, «esa aparente progresión entre niveles no existe en la práctica».

¿Por qué es necesario un enfoque de abajo hacia arriba?

  • En primer lugar porque como afirma David Allen, «todo cambia más a menudo» y como consecuencia de ello, nuestra atención se ve constantemente amenazada por una multitud de estímulos que nos llevan inevitablemente a la dispersión y a la incapacidad de mantenernos enfocados. En esta situación, necesitamos desarrollar hábitos que nos ayuden a mantener la atención, es decir, estar a lo que se está como estado natural. En lugar de gestionar nuestra responsabilidad ante esta situación, solemos comportarnos de forma victimista, quejándonos de las constantes interrupciones y de la cantidad de información a la que nos vemos sometidos en el día a día.
  • En segundo lugar porque si contamos con un buena sistemática de organización personal basado en criterios plenamente objetivos, la gestión de nuestros compromisos resultará altamente efectiva, evitando tensiones, resistencias e incluso eliminado el estrés fruto de nuestra falta de control. La gran mayoría de personas confía en el buen hacer de su memoria y en tan sólo un par de listas para gestionar toda su vida. Las consecuencias ya las conocemos.
  • Y por último porque el hecho de clarificar nuestros niveles y valores más elevados, suele provocar que afloren a la superficie necesidades de cambio, desarrollo de nuevas competencias y en general mejoras que son necesarias afrontar antes de comenzar el viaje, lo cual supone una sobrecarga extra que suele dificultar nuestra capacidad de mantener el compromiso, la motivación y el enfoque hacia esas metas u objetivos de nivel superior.

La clave para evitar estas situaciones es aprender a gestionar la atención para conseguir una óptima sensación de control, para en una segunda fase ganar perspectiva y ser capaces, mediante este proceso de poner, mantener  o corregir el rumbo. El flujo de trabajo que propone GTD® va destinado a que seamos capaces de desarrollar los hábitos necesarios para conseguir control en nuestro día a día mediante una auténtica gestión de la atención. La sensación de control nos llevará inevitablemente de la necesidad de gestionar nuestro día a día a la necesidad de ganar perspectiva, es decir, contemplar la realidad de una manera diferente, para con ello ser capaces de enfocar nuestras acciones hacia un lugar determinado. Ahora bien, la cosa no acaba ahí, porque el primer paso será ganar control, pero para mantenerlo necesitarás perspectiva.

Ya conoces la expresión que puso de moda Pirelli, «potencia sin control no sirve de nada». Si defines tus metas y objetivos sin haber desarrollado los hábitos necesarios para moverte hacia ellos estarías perdiendo el tiempo. Así es que ya sabes, como dice David Allen, «control sin perspectiva es microgestión, y perspectiva sin control es un despropósito».