El desconocimiento del «para qué debemos desarrollar ciertos comportamientos para ser efectivos» aumenta enormemente la probabilidad de fracaso.

Si además se pretenden convertir dichos comportamientos en hábitos, el fracaso queda totalmente garantizado.  Conocer el funcionamiento de nuestro cerebro resulta necesario para comprender realmente cuál es el propósito de desarrollar ciertos hábitos, porque de ello depende vencer la batalla a los juicios e interpretaciones que sin duda te alejarán del camino hacia la efectividad.

La mayor parte del tiempo el cerebro permanece en modo divagación. Es su «default mode». Este modo forma parte de la dinámica natural de su funcionamiento, tendente siempre al control y a la certidumbre con el fin de garantizar su supervivencia. Cuando el cerebro divaga, genera pensamientos de forma automática, centrados en el pasado o en el futuro, tratando de dar solución a las relaciones que establece con ellos, y llevándonos en última instancia a desperdiciar el recurso más valioso que poseemos, nuestra atención. Esto nos hace perder el foco constantemente e incluso desencadenar los mecanismos de alerta que pueden, y de hecho lo hacen a menudo, llevarnos a situaciones de ansiedad o estrés.

El cerebro funciona por su cuenta, por eso es imposible dejar de pensar. ¿Cuántas veces estás trabajando en las conclusiones de un informe que has de acabar y sin darte cuenta tu mente se evade hacia otro lugar haciéndote perder la atención? ¿Cuántas veces estás preparando esa cena para la familia y comienzas a darle vueltas a un problema que tienes en la oficina? Tranquil@, esto es absolutamente normal. Como afirma Daniel Goleman, la mente es errante.

Al margen del continuo estado de divagación en el que solemos permanecer, también hacemos un uso inadecuado del resto de recursos que nos provee nuestro cerebro, como por ejemplo el de la memoria.

El principal cambio que propone David Allen en GTD® respecto a lo que se venía haciendo, es el de la necesidad de vaciar la mente. En el trabajo del conocimiento, la eficiencia es directamente proporcional a la atención que prestas en cada momento. En este sentido, mantener la mente vacía de forma constante resulta crucial, ya que una mente vacía no te molesta de forma aleatoria, permitiéndote en cada momento, como comenta José Miguel Bolívar, «estar a lo que estás».

¿Cómo conseguir estar a lo que se está en cada momento? Sencillamente acorralando todo aquello que llama tu atención y depositándolo en un contenedor de carácter temporal conocido con el nombre de bandeja de entrada. A este comportamiento se le conoce con el nombre de capturar o recopilar. Desarrollando este hábito evitarás que tu cerebro entre en «default mode» de forma automática, consiguiendo mantener el foco sobre lo que tienes entre manos en cada momento.

¿Te has ido en alguna ocasión a la cama y no podías dormir por estar dándole vueltas a algo en tu cabeza? Prueba a levantarte, coger lápiz y papel y volcar todo aquello sobre lo que andas divagando. Otra forma de entrenar la captura evitando el continuo estado de divagación es el uso de un diario. El propio David Allen habla de ello en «Haz que funcione».

Un hábito es algo que haces el 100% de las veces, si no es así, se trata de una tendencia. José Miguel Bolívar

Para que capturar se convierta en un hábito, ha de hacerse el 100% de las veces, es decir, has de capturar el 100% de las cosas que llaman tu atención. Éste es uno de los errores que suelen cometer muchas de las personas que se acercan a la metodología e incluso muchas de las que llevan tiempo usándola. No capturan el 100% de las cosas, y no lo hacen porque lo que capturan no son precisamente cosas sino tareas o trabajo. Como explica José Miguel Bolívar en su libro «Productividad Personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD», capturar es un hábito totalmente aislado e independiente de otros hábitos que propone GTD® tales como el de procesar, organizar o revisar. Capturar es algo que haces en cualquier momento con el fin de gestionar de forma correcta tu atención, manteniendo además tu mente vacía. Si cuando vas a capturar algo te detienes a pensar en caliente sobre lo que tienes delante para decidir si capturarlo o no, lo que consigues sencillamente es entrar en un modo de pensamiento y análisis que podrías hacer en otro momento, dándole cancha inevitablemente a esa entrada y consiguiendo perder el foco por completo. No consigues separar el pensar del hacer.

Pensar «on the go» sobre las cosas que te llaman la atención es inversamente proporcional al número de cosas que capturas, es decir, cuanto más piensas sobre aquello que llama tu atención más resistencia generas para capturarlo.

La gran diferencia entre lo que hago yo y lo que hacen otros es que yo capturo y organizo el cien por ciento de las cosas con las herramientas objetivas que tengo a mi disposición, no con mi mente. Y eso es aplicable a todo, grande o pequeño, personal o profesional, urgente o no: a todo. David Allen

Existe también una relación directa entre la creatividad y el hábito de mantener la mente vacía. Cuanto más vacías tu mente, más creatividad liberas y cuanto más creatividad liberas más inputs para capturar, así es que a pesar de lo que comenta algún que otro aprendiz de GTD®, nunca se captura demasiado.