Resulta realmente fascinante comprobar, cómo el ser humano trata sistemáticamente de encontrar excusas para justificar sus comportamientos irracionales. Esto se conoce como excusitis.

Las excusas no son más que mentiras que nos decimos a nosotros mismos para tratar de justificar nuestros comportamientos. Como afirma Francisco Alcaide, «el gran problema de buscar excusas es que si uno las busca, siempre las encuentra». La efectividad personal va de la mano del compromiso y la responsabilidad, y esto no admite excusas de ningún tipo.

Uno de los problemas de las metodologías y técnicas de gestión del tiempo, es que se obvia que el paradigma del trabajo ha cambiado por completo. Dichas técnicas, permiten desenvolvernos bien dentro de entornos totalmente estables, predecibles y en los que la carga de trabajo es proporcional al tiempo disponible. La realidad a día de hoy es bien distinta. Lo que antes era estable y predecible ahora no lo es, encontrándonos además con la situación de que hay muchísimo más trabajo que tiempo para hacerlo. En estas circunstancias, decidir qué no hacer, adquiere relevancia ante cualquier otra posible decisión. ¿Tiene sentido en este nuevo paradigma seguir haciendo lo mismo? Lo cierto es que no.

Uno de los recursos más empleados en las obsoletas metodologías y técnicas de gestión del tiempo, es el uso de fechas con el fin de definir cuándo vas a hacer las cosas. Por ejemplo, «diseñar una plantilla para la base de datos el jueves por la tarde» o «escribir el informe de conclusiones del proyecto mañana por la mañana». Cuando usas las conocidas TMI (tareas más importantes) haces lo mismo: definir cosas que vas a terminar hoy en base a un criterio de importancia. La probabilidad de cumplimiento de nuestros compromisos en entornos estables, predecibles y con carga de trabajo proporcionales al tiempo disponible, seguramente será bastante alta. Ahora bien, ¿qué ocurre en el trabajo del conocimiento? ¿Qué garantía tengo de que mañana por la mañana podré escribir ese informe? ¿Cómo de seguro estoy que el jueves podré diseñar la plantilla de la base de datos?

Hacer predicciones es muy difícil, especialmente si se trata del futuro. Niels Bohr

La realidad en el trabajo del conocimiento es compleja. Como afirma el propio David Allen, «todo cambia más a menudo», por lo que la probabilidad de cumplimiento de nuestros compromisos, si los hemos definido con fechas, resultará bastante baja e incluso nula en circunstancias extremas, generando inevitablemente frustración y estrés. En el trabajo del conocimiento, cuando defines fechas, no defines cuándo vas a hacer algo, te inventas cuándo vas a hacer algo. En este sentido, como afirma José Miguel Bolívar, planificar, entendido como definir a priori qué vas a hacer, cuándo e incluso dónde, es un hábito totalmente ineficiente, ya que nosotros no controlamos las circunstancias. ¿Qué sentido tiene entonces hacerlo?

Solemos inventarnos fechas en distintas circunstancias. Por ejemplo a modo de excusa, para tratar de justificar nuestro compromiso ante hacer o no hacer, cuando procesamos algo de nuestras bandejas de entrada. Cuando nos apetece hacer algo o creemos que hemos de hacer algo. «¡Es que si no se lo mando hoy!», «¡Esto tengo que hacerlo mañana!», «¡Me han pedido esto y lo tengo que enviar antes del viernes!», todo ello sin fecha real definida, es decir objetiva. Esto suele ocurrir mucho en organizaciones excesivamente jerarquizadas con un alto predominio de paradigma de control.

También solemos inventarnos las fechas cuando las asignamos a todas las acciones que pertenecen a un proyecto o resultado que tiene fecha de entrega. En estos casos sólo tendrían una fecha objetiva la última acción que te permite alcanzar el resultado, o bien alguna intermedia que realmente la tenga por su naturaleza, como por ejemplo reuniones, etc.

Por último también solemos inventarnos las fechas cuando pedimos cosas a terceras personas, generando una alta carga de irrealidad dentro de nuestras organizaciones. «Esto lo quiero para ayer», ¿te suena?

El antídoto para la fechitis consiste en desarrollar el hábito de definir qué necesitas realmente para completar una acción, en lugar de cuándo te gustaría completarla, para poder luego trabajar por contextos.

La efectividad personal es el resultado de tus hábitos. Un buen hábito es aquél que te acerca a los resultados que persigues, y uno malo hace lo contrario. Así es que si tu día a día gira en torno a un calendario, es posible que sufras de fechitis, es decir, del mal hábito de inventarse fechas.