Afirma David Allen que «estar organizado significa ni más ni menos que el lugar que ocupan las cosas cuadre con lo que significan para ti». Organizar en GTD® significa agrupar por significado todo aquello que aclaras desde tus bandejas de entrada. Hacerlo de forma incorrecta, conducirá a la degradación de tu sistema, añadiendo un grado significativo de fricción a la hora de decidir qué hacer. Además, ¿qué clase de decisiones tomarás sobre un sistema degradado?

Organizar de forma correcta es relativamente sencillo si se conoce con claridad cuál es el sentido con el que han de agruparse los distintos elementos. En ocasiones se suele confundir este sentido, debido a interpretaciones sutiles sobre el uso de alguno de los contenedores propuestos por la metodología. Una de estas confusiones suele surgir cuando se trata de organizar elementos en los que andan implicadas personas. Podemos encontrarnos con dos posibilidades.

En primer lugar, las acciones delegadas. Se trata de acciones que pueden hacer otras personas sin nosotros y sobre las cuales tenemos algún tipo de responsabilidad. De ahí la necesidad de hacer un seguimiento preciso de dichos asuntos. Para ello, en GTD® se usa la lista a la espera.

En segundo lugar, existen las siguientes acciones que hemos de hacer nosotros junto o con otras personas. Éstas pueden ser de dos tipos: aquéllas que se han de hacer en un día concreto, a cualquier hora o bien a una establecida, y aquéllas que han de hacerse lo antes posible, sin vinculación a ningún tipo de fecha. Las primeras se deberán organizar en el calendario, y las segundas en la lista de siguientes acciones dentro del contexto @agendas.

Normalmente con las siguientes acciones que hemos de hacer en un día concreto no solemos tener dudas, organizándolas de forma correcta en el calendario. Ahora bien, con el resto, en ocasiones, surgen confusiones que dan lugar a errores de organización. Por ejemplo, hay personas que confunden la lista a la espera con el contexto @agendas, y en realidad, tal y como hemos visto, tienen un sentido diferente.

La lista a la espera contiene un inventario de todo aquello que han de hacer terceras personas y que además ya lo saben, es decir, que se les ha comunicado, o como suele decirse, se les ha delegado. Por eso mismo, estás a la espera de recibir aquello que te deben.

Por el contrario, la lista de siguientes acciones con el contexto @agendas, contiene un inventario de todas aquellas acciones que tienes que hacer, ver o tratar con ciertas personas, es decir, que para poder hacer, ver o tratar, has de estar físicamente o virtualmente con ellas.

La confusión suele venir de la interpretación de ambos sentidos. Por ejemplo, aclaras un cosa de tu bandeja de entrada y decides que ha de ser delegado. En ese mismo momento envías un mail delegando la acción, y en lugar de anotar el recordatorio correspondiente en tu lista a la espera, lo anotas en tu contexto @agenda+Ana María, porque de esta forma podrás preguntarle cómo lleva el asunto la próxima vez que os veáis. El recordatorio de que Ana María te debe algo debería estar en la lista a la espera y no en el contexto @agenda+Ana María.

¿Sería correcto además de anotar el recordatorio en la lista a la espera, dejar otro recordatorio en el el contexto @agenda+Ana María para preguntar por dicho asunto? La verdad es que no, sobredefinir es ineficiente. Para eso está el hábito de revisar. Cuando estés frente a Ana Maria, además de comentar con ella aquello que esté en su lista, podrías revisar tu lista a la espera para aprovechar y reclamar aquello que te debe. GTD® propone revisar dicha lista como mínimo una vez a la semana, aunque como puedes comprobar, tiene también sentido hacerlo cuando te reúnes con personas.

Otra cosa diferente sería que resultara más eficiente delegar la acción cuando estuvieses con Ana María, bien porque has de explicarle algunos detalles o bien porque has de entregarle algo físico. En ese caso, el recordatorio sí debería ir en el contexto correspondiente. Eso sí, una vez delegado, a la lista a la espera.

Como hemos podido comprobar, en GTD®, tanto la lista a la espera como la lista de siguientes acciones con el contexto @agendas contienen elementos diferentes. Tener claro esto y no hacer interpretaciones resulta clave para organizar con eficacia. Nos vemos en el siguiente post de la serie.