Organizar es el tercer paso que propone GTD® para vaciar la mente y conseguir control. Se trata de un paso puramente operativo, que consiste en agrupar por significado todos los outputs que se generan tras procesar una bandeja de entrada.

Tener claros cuáles son esos significados, o categorías organizativas como las denomina David Allen, resulta clave para organizar bien. Si erramos en este sencillo paso estaremos contagiando nuestra mente extendida con el temido virus humano de la incoherencia. Dos de las categorías que más suelen confundirse habitualmente son los materiales de referencia y los de apoyo, que dan pie a distintos tipos de archivo.

Un archivo es cualquier contenedor en el que almacenamos información que puede sernos útil o podemos necesitar en cualquier circunstancia determinada. De la propia definición de lo que es un archivo se deduce que se trata de un concepto, ya que tendremos distintos tipos de archivo en función del tipo de información que contengan. El conjunto de todos nuestros archivos constituirá nuestro archivo de referencia. Los archivos deben ser usables, es decir, deben poder usarse de forma rápida y sencilla. Cualquier archivo que no sea usable ofrecerá resistencia a archivar, y hará que nuestras consultas futuras resulten ineficientes.

Forma parte del material de referenciatodo aquello que no requiere acción y que decidimos conservar por si nos puede servir para algo. Por ejemplo un número de teléfono que te han facilitado, la factura de un servicio web que has contratado o el manual de un nuevo gadget que hemos adquirido.

El contenedor que usaremos para almacenar todo nuestro material de referencia se denomina archivo de material de referencia o simplemente archivo de referencia. Este archivo contendrá por ejemplo nuestro archivo de contactos, nuestro archivo de facturas o nuestro archivo de manuales de instrucciones. Una característica fundamental del material de referencia es que no se revisa de forma sistemática, de ahí que su utilidad esté desvinculada del hábito de revisar.

Por otro lado, el material de apoyo es todo aquello que necesitamos de forma específica para poder completar una acción concreta o bien las acciones de un proyecto concreto. Por ejemplo, un billete de tren sería material de apoyo para poder completar la acción de coger el tren para viajar a Barcelona. Las notas de una reunión con un proveedor, la lluvia de ideas que has generado para desarrollar un proyecto o la secuencia de pasos que has de llevar a cabo para terminar un presupuesto, podrían ser materiales de apoyo de un proyecto. Como afirma José Miguel Bolívar, la clave para identificar claramente estos materiales es establecer la relevancia específica para llevar a cabo una acción o alcanzar un resultado.

El contendor que usaremos para almacenar todos nuestros materiales de apoyo se denomina archivo de material de apoyo o simplemente archivo de apoyo. A diferencia del archivo de referencia, el archivo de apoyosí se revisa, dado que su utilidad se basa en la especificidad de su contenido y en la vinculación a la acción. ¿Cuándo se revisa el archivo de apoyo? Básicamente en dos circunstancias: cuando necesitas algún material para poder llevar a cabo una acción, por ejemplo usar el billete de tren, o bien, cuando revisas tus proyectos en cualquier revisión regular de los mismos o en la revisión semanal.

Otra de las características del material de apoyo es que tiene carácter temporal. Esto significa que una vez usado, deja de tener sentido, por lo que hemos de decidir si lo eliminamos o bien lo mantenemos como referencia para una posible utilidad futura. Como ejemplo, el billete de tren, una vez que lo usas, probablemente tenga poco sentido guardarlo, por lo que su destino final será la papelera. En el caso del material de un proyecto ocurre igual. Puede que una vez alcanzado el resultado ya no lo necesitemos, por lo que acabará igualmente en la papelera o bien decidamos guardarlo como referencia para futuros proyectos similares. Por ejemplo un libro. Mientras los estás leyendo, forma parte del material de apoyo. Una vez que lo acabas, probablemente acabe en tu librería como material de referencia.

A tu archivo accedes de forma habitual, aunque pueda ser infrecuente, mientras que a tu material de apoyo accedes únicamente durante el tiempo que está abierto el proyecto o hasta que completas la acción para la que lo necesitas. José Miguel Bolívar

En definitiva, usaremos los siguientes contenedores de organización para agrupar los materiales de referencia y apoyo:

  • Un archivo de referencia, que contendrá todo aquello que no requiere de acción y que decidimos conservar por si nos puede servir para algo
  • Un archivo de apoyo para próximas acciones, que contendrá aquellos materiales que necesitemos para completar una próxima acción
  • Un archivo de apoyo para proyectos, que contendrá todos aquellos materiales que necesitemos o se vayan generando durante el desarrollo de un proyecto.

Mi evolución respecto a mi propio sistema de archivo ha pasado, con los años, desde lo más complejo hasta lo más funcional, ya que simplificar resta productividad. A día de hoy puedo decir que trabajo en modo «paperless». Aprovecho al máximo mi disco duro con un sistema de carpetas simple, organizadas por apps y optimizando los ficheros a través del «naming» y el «taging». También uso Evernote de la misma forma. Tres carpetas para cada uno de los archivos anteriores y un potente sistema de «tags» que me permiten encontrar las cosas a la velocidad del rayo.

A modo de conclusión, los materiales de referencia y apoyo tienen algo en común, su utilidad. La diferencia fundamental está en su especificidad. Los materiales de referencia los guardamos por si pueden sernos útiles en un futuro, lo que implica que tan sólo accederemos a ellos a modo de consulta. Sin embargo, los materiales de apoyo sirven de forma específica para poder llevar a cabo una acción o desarrollar un proyecto, por lo que deberán revisarse, ya que resultan necesarios para poder hacer, gozando además de un carácter temporal. Así es que ya sabes, si quieres mantener una mente extendida, ágil y fiable, aprende a diferenciar entre qué es material de referencia y qué es material de apoyo.