Una de las mejores contribuciones que hace David Allen al mundo de la productividad personal es el de separar los momentos en los que pensamos y los momentos en los que hacemos.

Pensar resulta una actividad tremendamente agotadora, resultando además desagradable para la mayoría de personas dadas las dificultades que entraña. Hacerlo de forma continuada durante todo el día supone abrir una gran vía de escape para nuestra energía. Suelo decir, cuando me preguntan al respecto, que tan sólo pienso dos o tres veces al día y que el resto del tiempo me dedico a hacer sin pensar. Esto sólo es posible cuando piensas de forma concentrada sobre todas y cada una de las cosas que llaman tu atención y tomas decisiones sobre ellas, es decir, cuando procesas tus bandejas de entrada de forma regular.

Nuestra vida es consecuencia de las decisiones que vamos tomando, de ahí la vital importancia de aprender a decidir bien. Miguel Ariño en Iceberg a la Vista

Desde el punto de vista de la efectividad personal, pensar debe tener como resultado tomar una decisión respecto a si se requiere o no acción inmediata. Esta decisión vendrá marcada fundamentalmente por tu compromiso, y accesoriamente por la información que tengamos sobre el asunto en concreto. En este sentido, decidir sí o no, será una opción, y no decidir en ese momento, será otra opción también perfectamente válida. En GTD®, cuando decides que sí a la pregunta requiere acción inmediata, una vez identificada y definida, o bien la delegas, o la haces o la difieres. Cuando la decisión es que no, o bien eliminas o archivas, y cuando decides que no decides, incubas, es decir, transformas una cosa en posibilidad.

Una acción futura es una próxima acción que hemos de hacer lo antes posible a partir de una fecha, por lo que deberían de organizarse en algún tipo de contenedor específico, dado que no tiene sentido que acaben mezcladas con aquellas próximas acciones que ya podemos hacer. Por otro lado una decisión futura es tan sólo una posibilidad, y como tal debería acabar organizada en algún contenedor específico. ¿Cuáles deberían ser estos contenedores?

GTD® propone como contenedor de organización para las acciones futuras una herramienta conocida como el archivo de seguimiento, y para organizar todo aquello que son posibilidades, la lista algún día, tal vez o los inicios diferidos agendados. Sin embargo estos dos contenedores, tanto el archivo de seguimiento, como los inicios diferidos agendados los incluye dentro de la categoría organizativa correspondiente a incubar. Este criterio podría vulnerar el principio fundamental sobre el que se asienta el hábito de organizar, agrupar por significado, ya que se acaban mezclando elementos de distinta naturaleza.

Según la última edición de «Getting Things Done», el archivo de seguimiento es «one elegant way to manage nonactionable items that may need an action in the future», es decir, que incluye tanto acciones futuras como decisiones pendientes de tomar o posibilidades, poniendo además ejemplos desafortunados como «Remind me about the Hong Kong trip two weeks ahead, and we’ll plan the logistic». ¿Qué sentido tiene esperar a dos semanas antes del viaje para preparar la logística del viaje? Lo más probable es que puedas quedarte sin vuelos disponibles. Por otro lado habla del uso del calendario para gestionar futuras opciones, también conocidos como inicios diferidos agendados. Esto es sencillamente planificar. Decidir si voy a la conferencia del próximo viernes, vas y te lo anotas para el jueves :)

En la versión actual de OPTIMA3®, la metodología que usamos en OPTIMA LAB, el archivo de seguimiento es meramente un concepto. Se trata de un contenedor que se usa tan sólo para agrupar todas aquellas próximas acciones que hay que hacer lo antes posible a partir de una fecha. Para ello se puede usar tanto el calendario, «26/05 Ya puedo llamar a José Antonio Prado para aclarar con él las cláusulas 2 y 3 del borrador final del contrato», como el campo fecha de inicio que existe en muchas aplicaciones de organización personal, «26/05 Llamar a José Antonio Prado para aclarar con él las cláusulas 2 y 3 del borrador final del contrato». La validez de esta última opción quedaría vinculada a que la aplicación que estemos usando, oculte esas acciones hasta que llegue la fecha de inicio y que además podamos consultarlas en cualquier momento que decidas revisar.

Por otro lado, las posibilidades quedan desglosadas en dos categorías diferenciadas en función de su necesidad de revisión. Aquéllas que han de revisarse al menos una vez a la semana acabarán en el contenedor «esta semana no», es decir, todas aquellas cosas que podrías no hacer esta semana sin que ello tenga consecuencias indeseables para ti. El uso de este contender mejora notablemente la eficacia y la eficiencia de nuestro sistema así como su usabilidad. Sin duda una gran aportación de mi maestro y amigo José Miguel Bolívar.

El resto de posibilidades se organizan en distintas categorías según temas que faciliten su revisión, asemejándose a lo que en GTD® se conoce como listas «algún día, tal vez» y que tan sólo se revisan cuando tiene sentido hacerlo. Por ejemplo, ¿cuándo revisarías una lista sobre posibles mejoras a realizar en tu departamento? Pues probablemente cuando veas la oportunidad de poder hacer algo porque tienes presupuesto. ¿Y una lista de libros que te gustaría leer? Seguramente cuando decidas leerte uno nuevo. ¿Tiene sentido revisar estas listas todas las semanas? Lo cierto es que no. Esto acaba reduciendo el tiempo que dedicas a revisar tu sistema.

A modo de resumen, el archivo de seguimiento tan sólo contiene compromisos que no podemos llevar a cabo hasta que llegue una fecha futura. Por el contrario la incubadora contiene posibilidades que podremos llegar a ejecutar o no en función de nuestras decisiones futuras.

Definir el trabajo es la actividad que más valor aporta en el trabajo del conocimiento. Pensar y decir de forma correcta es el primer paso. El segundo es organizar tus decisiones en una estructura coherente. De ahí que cuando hablemos de futuro sepas distinguir de forma correcta entre qué es una acción futura y una decisión que has de tomar en el futuro.