Priorizar está sobrevalorado, y además tengo que decirte que es inútil en los términos en los que se suele usar en la actualidad, dado que proceden de una etapa del mundo del trabajo bien diferente a la que nos encontramos en la actualidad.

Según la RAE, priorizar significa dar prioridad a algo, y prioridad, anterioridad de algo respecto de otra cosa, en tiempo o en orden. Por otro lado gestionar significa hacer diligencias conducentes al logro de un deseo cualquiera. El término diligencia hace referencia al hecho de tramitar o resolver un asunto.

Hasta hace tan sólo unos años, en el denominado trabajo tradicional, las tareas que debíamos llevar a cabo eran evidentes, y además también conocíamos cuándo estaban realmente terminadas. El trabajo era relativamente estable, predecible y además proporcional al tiempo disponible. En este sentido, definir prioridades en nuestro trabajo tenía cierto sentido, dado que éstas no cambiaban por las características inherentes al propio trabajo.

En el trabajo del conocimiento todo esto ha cambiado. El trabajo ya no es evidente, y como tal, no conocemos a priori cuándo está hecho. No es nada estable ni predecible, siendo además totalmente desproporcionado con el tiempo disponible. ¿Qué sentido tiene priorizar en un entorno inestable e impredecible? ¿Puedes gestionar las prioridades dentro de este paradigma? La respuesta es un rotundo no. En el trabajo del conocimiento las prioridades no se pueden gestionar, las prioridades se tienen en cada momento. Ésta es una premisa que suele obviarse muy a menudo, y la prueba está en que aún hay una gran mayoría de personas que siguen empleando criterios de priorización totalmente obsoletos como los de importancia e urgencia, etc.

La consecuencia de que el trabajo no sea evidente y de que además no ofrezca la claridad de cuándo está realmente terminado, es que hay que definirlo de forma previa. Y respecto a la desproporcionalidad entre trabajo y tiempo disponible, es que para hacerlo implica que hay que afrontar el reto de aprender a discriminar entre lo que hacer, pero sobre todo sobre lo que dejar sin hacer. ¿Qué clase de decisiones piensas que tomarás si en el proceso de definición de tu trabajo incorporas criterios inestables o subjetivos? ¿Emprenderías un viaje si no estuvieses seguro de que fueses a llegar? ¿Lo emprenderías si supieses que vas a llegar a un lugar diferente al que pretendes? Seguro que no.

Las prioridades existen pero son instantáneas. Como decía antes se tienen en cada momento, por lo que si las aplicas a la hora de definir en lugar de a la hora de decidr qué hacer, estarás cometiendo un gran error que sin duda te alejará de la eficacia y de la eficiencia. Como habla Jerónimo Sánchez, asumir que las prioridades nunca cambian es una creencia errónea.

Otra forma errónea de priorizar es usar las conocidas TMI o bien planificarse el día o la semana. Cuando haces esto estás definiendo con anterioridad qué es lo que vas a hacer y cuándo, dado que de alguna forma le asignas un criterio priorizado. El problema de hacer esto es la subjetividad que plantea el suponer que todo es o se va a mantener estable en el tiempo. Cuando pregunto en los talleres que facilito, qué grado de cumplimento de lo planificado se consigue, la respuesta en ocasiones no llega al 10% ó 15%.

El trabajo no es establecer prioridades. Eso es fácil. Todo el mundo puede hacerlo. La razón por la que tan pocos ejecutivos se concentran, es la dificultad de establecer “posterioridades”, es decir, decidir qué no hacer, y permanecer fieles a esa decisión. Peter Drucker

La mejora de la productividad en el trabajo del conocimiento, vendrá por dos vías claras. Elegir mejor, que nos permitirá aumentar nuestra eficacia, dado que nos centraremos en hacer las cosas más relevantes, y por otro lado hacer mejor, que nos conducirá a ser mas eficientes, ya que estaremos optimizando uno de los recursos más valiosos que disponemos, nuestra atención.

Elegir mejor se consigue mediante la autopriorización natural sobre un sistema construido de forma objetiva. Esto ocurre cuando aprendemos a decidir de forma automática y sin pensar cuál es la mejor opción posible en cada momento que decidimos hacer. La clave para poder hacerlo está en disponer de un sistema 100% fiable que nos muestre en cada momento lo mejor que podemos hacer en función de criterios absolutamente objetivos. Este sistema tiene que ser externo a nosotros y debe estar permanentemente actualizado. ¿Cómo puedes conseguir esto? Usando GTD de verdad, sin ningún tipo de interpretación.

Por ejemplo, si revisas tu calendario hoy y ves que tienes una fecha límite para enviar un informe dentro de tres días, está claro que hoy no podrás enviarlo a priori porque te faltarán acciones por completar, pero tu cerebro al revisar el calendario ya se ha percatado de ello, así es que al elegir por ejemplo desde un contexto en el que te encuentras, detectará de forma natural cualquier acción relacionada con esa fecha límite, y no te planteará ninguna duda respecto a cuál es la mejor elección posible. Como ya sabes GTD está construido a prueba de olvidos.

La autopriorización natural resulta ser muy potente, ya que cuando comienza a surtir efecto, te permite ganar control, y cuando ganas control, te permite ganar perspectiva para pensar con sentido. Así es que ya sabes, priorizar tal y como lo conoces, forma parte del pasado, por lo que si quieres disparar tu productividad has de construir un sistema que te permita autopriorizar de forma natural. ¿A qué estás esperando para probar GTD?